「オンライン入社式は何をしたらいいの？」
「オンライン入社式のやり方がわからない」
「オンライン入社式で失敗は許されない」
オンライン入社式の開催を検討していて、以上のような悩みを抱えている人はいませんか？
入社式は新入社員にとっての晴れ舞台、そして企業にとっては絶対に失敗できない式典です。
本記事では、「新入社員を不安にさせないオンライン入社式のアイデア3選」を紹介します。
また、オンライン入社式のコンテンツや流れ(式次第)の事例も紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。
新入社員の不安を解消できるオンライン入社式を開催し、新たなスタートを後押ししましょう。
オンライン入社式とは
オンライン入社式とは、インターネット上で開催する入社式のことです。
近年では、入社式をオンラインで行う企業が増えてきています。
オンライン会議ツールや動画配信サービスのライブ配信機能などを利用して入社式を行うのが一般的です。
そんなオンライン入社式のメリットや注意点、また開催するために必要な準備について解説していきます。
オンライン入社式のメリット
オンライン入社式のメリット
・新入社員がリラックスして参加できる
・大きな会場を用意する必要がない
・オンライン開催の方が距離感が近い
入社式をオンラインで開催すると、新入社員は自宅などのリラックスできる環境で参加できます。
たとえば、入社式の式次第に「新入社員の挨拶」や「新入社員による決意表明」などがある場合、自宅であれば原稿を広げながらスピーチできるので安心です。
また、企業側としても大きな会場を用意する必要がないため、費用対効果的にメリットがあるといえます。
そして、オンライン入社式を行ったある大手企業によると「物理的な距離感はあるが心の距離感が近い式典になった」というレポートが見受けられました。
対面での入社式で経営陣が新入社員に「質問がある人は手を挙げてください」との問いかけに挙手する社員が少ないのに対して、オンラインの場合は気軽に質問をする社員が増えたそうです。
経営陣も対面による緊張感がないせいか、等身大の姿で新入社員に応答ができたと述べています。
「仕方なくオンラインで開催する」のではなく、メリットを感じながらオンライン入社式を開催すると、従来の入社式よりも良い式典になるでしょう。
オンライン入社式の注意点
オンライン入社式の注意点
・映像の乱れや通信の不具合
・従来の式次第はオンラインに向かない
・新入社員同士や先輩社員との交流
オンライン入社式は映像の乱れや通信の不具合が発生しないように、事前・直前に念入りに確認を行いましょう。
企業側のデバイスやネット環境だけでなく、新入社員がオンライン入社式に参加できる状態であるかを確認します。
事前にPCやポケットWi-Fiなどを支給し、オンライン会議ツールや動画配信サービスのライブ配信機能が利用できるかのチェックまで企業側がサポートしてあげると安心です。
そして、従来の式次第では新入社員の不安を解消できない可能性があるので、オンラインならではの流れを考える必要があります。
対面の入社式ではグループワークやレクリエーション、社内見学などを取り入れる企業も多く、自然と新入社員同士(同期)や先輩社員との仲が深まりやすい状況です。
オンラインでの就活や内定式などを行った学生は、新入社員同士(同期)の交流が少ないことや、リアルな職場の雰囲気を感じられないことに不安を感じている人が多いです。
そのため、オンライン入社式の式次第には、新入社員同士(同期)や先輩社員と交流できる内容を取り入れましょう。
オンライン入社式に必要な準備
オンライン入社式に必要な準備
・入社式の流れ(式次第)と目的を決める
・オンライン入社式を開催する環境を確認
・当日の資料やツールを新入社員へ送付
・オンライン入社式のリハーサルで問題の洗い出し
・最終チェック
まずは、オンライン入社式の流れ(式次第)と目的を社内で選定します。
とくに、入社式の目的やねらいを定めていないと、新入社員へ企業側の熱意が伝わらない可能性があるので十分な話し合いが必要です。
オンライン入社式の具体的な内容が決定したら、開催するための環境を確認しましょう。
先述の通り、企業側だけでなく新入社員がオンライン入社式に参加できる状態であるかをサポートしてあげると安心です。
また、入社式当日に必要な資料やツールを新入社員の自宅へあらかじめ送付する準備をします。
オンライン入社式の開催準備が整ったところで、リハーサルを行い問題点を洗い出しておくと当日の予期せぬトラブルにも対応できるでしょう。
最終チェックとして、オンライン入社式の数日前に確認メールなどの連絡をしておけば、企業側も新入社員も安心できるはずです。
オンライン入社式のコンテンツや流れ(式次第)の事例を紹介
オンライン入社式のコンテンツや流れ(式次第)の事例を紹介します。
オンライン入社式の流れ(式次第)の事例1
1.社長からの挨拶、先輩社員からの祝辞
2.入社辞令の交付
3.新入社員の代表による決意表明
4.記念撮影
5.オリエンテーション(福利厚生や通勤、配属先などの説明)
6.懇親会(オンライン)
オンライン入社式の流れ(式次第)の事例2
1.開会の辞
2.経営理念唱和
3.社長・役員の挨拶
4.入社辞令の交付
5.内定者の挨拶、決意表明（全員もしくは代表者）
6.閉式の辞
オンライン入社式の流れ(式次第)の事例3
1.開会の挨拶
2.社長からの辞令交付
3.新入社員からの自己紹介と決意表明
4.先輩社員からの祝辞
5.サプライズ(先輩社員からのメッセージ動画)
6.写真撮影と全社員からの祝福
新入社員同士(同期)や先輩社員との交流や社内案内など、どの項目を優先すれば有意義な入社式になるかを社内で検討してみましょう。
オンライン入社式のアイデア3選
新入社員を不安にさせないオンライン入社式のアイデアは以下の3つです。
・新入社員同士の交流の機会を作る
・新生活での不安を解消できる機会を作る
・新人研修の詳細や先輩社員との交流の機会を作る
それぞれくわしく解説していきます。
新入社員同士の交流の機会を作る
新入社員同士(同期)の交流の機会を作ることで、不安を解消してもらいましょう。
対面での企業イベントが減少し、オンラインでの就活や内定式が増えてきている近年の就活生は新入社員同士(同期)と仲良くなれるか不安を抱えています。
実際に、「同期との親交を深めたい」「面接がすべてオンラインだったので、画面越しでしか社員の方と会っていない。直接会って話したい」などの意見が多く寄せられています。
そのため、オンライン入社式ではレクリエーションや懇親会を取り入れるなどして、新入社員同士(同期)のコミュニケーションの場を提供することが大切です。
会議ツール(「zoom」会議ツールのブレイクアウトルーム機能など)を使用することで、大人数での場でも、少人数のグループに分かれてコミュニケーションを取る事が可能です。
新生活での不安を解消できる機会を作る
新生活での不安を解消できる機会を作ることで、不安を解消してもらいましょう。
新入社員の中には、新生活でのさまざまな悩みや不安を抱えている人も多いです。
とくに、関係が深い同期や先輩社員がいない入社式のタイミングでは、業務以上に私情についてのアドバイスや助けが必要な場合があります。
勤務年数が近い先輩社員や、同じ悩みを抱えている新入社員(同期)とプライベートな話ができる場を提供してみてはいかがでしょうか。
新人研修の詳細や先輩社員との交流の機会を作る
新人研修の詳細や先輩社員との交流の機会を作ることで、不安を解消してもらいましょう。
「入社式や新入社員研修がオンラインだった場合に不安があるかどうか」を調査したデータによると、67.3％が「不安がある」と回答しています。
オンライン入社式でも、会社の雰囲気や実際の業務内容について深く感じてもらえるようなオリエンテーションが必要です。
オンライン入社式で新入社員の不安を解消して新たなスタートを後押ししよう
今回は「新入社員を不安にさせないオンライン入社式のアイデア3選」を紹介しました。
新入社員の中には、自ら不安や悩みを打ち明けられない人もいます。
オンライン入社式で経営陣や先輩社員がサポートすることで、より深い信頼関係を築けるはずなので、ぜひ紹介したアイデアを取り入れてみてください。
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